Uniwersytet Medyczny w Łodzi informuje, iż za pośrednictwem systemu InterScienceCloud mogą być przetwarzane dane osobowe, zarówno Badaczy i członków Zespołów Badawczych, jak i Uczestników Badań.

Wszelkie dane osobowe przetwarzane za pośrednictwem Systemu przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

Poniżej znajdą Państwo informacje o zasadach przetwarzania przez Uniwersytet Państwa danych osobowych.

 

DEFINICJE

 

Zwrotom używanym w niniejszej Polityce przypisuje się następujące znaczenie:

	.
Dane Osobowe	oznaczają dane osobowe w rozumieniu art. 4 pkt. 1  Rozporządzenia, tj. informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”);
Dane Osobowe dotyczące  zdrowia	wszystkie dane o stanie zdrowia osoby, której dane dotyczą, ujawniające informacje o przeszłym, obecnym lub przyszłym stanie fizycznego lub psychicznego zdrowia osoby, której dane dotyczą
System	oznacza platformę InterScienceCloud, mającą na celu usprawnienie procesu realizacji badań naukowych, w tym badań klinicznych, oraz umożliwiającą publikowanie źródłowego materiału badawczego w postaci surowej, zanonimizowanej, wstępnie przetworzonej oraz w postaci raportów, dostępną także w formie publicznej dla niezarejestrowanych użytkowników;
Uniwersytet	oznacza Uniwersytet Medyczny w Łodzi, al. Kościuszki 4, 90-419 Łódź, NIP: 7251843 739, REGON 473 073 308
Uczestnik Badań	oznacza uczestnika badań zarejestrowanego w Systemie;
Użytkownik	oznacza każdą osobę korzystającą z Systemu, zarówno zarejestrowanego jak i niezarejestrowanego Użytkownika;
Użytkownik zarejestrowany	oznacza Użytkownika, który zarejestrował się do Systemu poprzez podanie swojego loginu i hasła, mogącego wprowadzać do Systemu swoje dalsze dane osobowe oraz właściwe informacje;
Polityka	oznacza niniejszą politykę prywatności;
Przetwarzanie	oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na Danych Osobowych lub zestawach Danych Osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie Danych Osobowych przez Uniwersytet;
Rozporządzanie, RODO	oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) .

 

 

Zasady Przetwarzania Danych Osobowych

 

1. Jeżeli korzystają Państwo z Systemu jako Użytkownik zarejestrowany, Uniwersytet Medyczny w Łodzi staje się administratorem Państwa danych osobowych podanych za pośrednictwem Systemu.
2. Jeżeli korzystają Państwo z Systemu jako Użytkownik niezarejestrowany, Uniwersytet nie pobiera żadnych Państwa danych osobowych.
3. Jeżeli są Państwo Uczestnikami Badań zarejestrowanych w Systemie, Uniwersytet może przetwarzać Państwa dane osobowe wyłącznie w zakresie numeru telefonu i adresu mailowego. Pozostałe informację są w pełni zanonimizowane. Uniwersytet wskazuje, iż w stosunku do Danych Osobowych Uczestnika Badań Uniwersytet nie pełni roli Administratora danych osobowych, a wyłącznie Podmiotu Przetwarzającego dane. W takim przypadku administratorem Danych Osobowych może być Sponsor Badania, w którym brali Państwo udział – w przypadku jakichkolwiek pytań, zalecamy kontakt z właściwym Badaczem. Dodatkowo, System umożliwia Państwu kontakt  z administratorem danych surowych i  koordynatorem w zakresie udostępnienia wstępnie przetworzonych, zanonimizowanych danych surowych. Kontakt ten możliwy jest w zakładce Badania, po wyszukaniu interesującego Państwa badania klinicznego/eksperymentu.
4. Wszelkie podane przez Państwa Dane Osobowe przetwarzane są zgodnie z przepisami Rozporządzenia.
5. Podanie przez Państwa Danych Osobowych jest dobrowolne, choć może być niezbędne do korzystania z Systemu i wybranych przez Państwa funkcjonalności.
6. Informujemy, że zawsze przysługuje Państwu prawo dostępu do treści swoich Danych Osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia sprzeciwu do przetwarzania Danych Osobowych, chyba, że ich przetwarzanie jest konieczne i uzasadnione z uwagi na zgodną z przepisami prawa podstawę przetwarzania.
7. Jeżeli uznają Państwo, że podczas przetwarzania Państwa Danych Osobowych naruszono przepisy Rozporządzenia lub innych przepisów prawa dotyczącego danych osobowych, przysługuje Państwu skarga do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Zawsze przysługuje Państwu  także prawo żądania informacji o swoich Danych Osobowych oraz podmiotach, którym zostały one udostępnione. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie dobrowolnej zgody, mogą Państwo cofnąć ją w każdym momencie, bez żadnych negatywnych konsekwencji.

 

Zakres i CEL zbieranych danych osobowych

 

1. UŻYTKOWNIK Zarejestrowany

1. Aby możliwe było korzystanie z Systemu jako Użytkownik zarejestrowany możemy wymagać od Państwa następujących danych osobowych:

1. celem zarejestrowania się do systemu: imię, nazwisko, adres e-mail);  podstawą przetwarzania jest wtedy art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia;
2. celem kontaktu z Państwem dla zapewnienia pełnej funkcjonalności Systemu: adres e-mail i/lub numer telefonu - podstawą przetwarzania jest wtedy art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia;

1. Podczas korzystania przez Państwa z naszej Strony internetowej zbieramy informacje za pośrednictwem plików cookies – nie profilujemy jednak Użytkowników, a ciasteczka wykorzystujemy wyłącznie do trzymania klucza sesji - podstawę przetwarzania stanowi art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia.
2. Dane Osobowe Użytkowników Zarejestrowanych, w szczególności imię i nazwisko Głównego Badacza oraz jego miejsce zatrudnienia (wykonywania Badania) będą publicznie dostępne w sieci Internet, przez co mogą być dostępne w Państwach Trzecich w rozumieniu Rozporządzenia (poza Unią Europejską oraz Państwami Europejskiego Obszaru Gospodarczego).
3. Jeżeli są Państwo zarejestrowanym Użytkownikiem Systemu, administratorzy Systemu mogą kontaktować się z Państwem za pośrednictwem Systemu, e-maila lub podanego numeru telefonu, celem realizowania funkcjonalności systemu – np. informowania o zarejestrowaniu lub odrzuceniu formularza, konieczności dokonania poprawek, próbie kontaktu ze strony Uczestników Badań lub innych osób – wiadomości te nie mają jednak charakteru informacji handlowych.
4. Dane Osobowe wskazane w pkt. 9 - 12 powyżej są adekwatne do celu, dla jakiego je przetwarzamy – System nigdy nie prosi Państwa o więcej Danych Osobowych niż to niezbędne dla zapewnienia jego pełnej funkcjonalności Systemu.

 

 

1. UŻYTKOWNIK NIEZAREJESTROWANY

1. W przypadku, w którym korzystają Państwo z Systemu jako Użytkownicy niezarejestrowani, System za pośrednictwem plików cookies pobiera wyłącznie informacje do trzymania klucza sesji.

 

1. UCZESTNIK BADAŃ

1. W przypadku, gdy są Państwo Uczestnikami Badań zarejestrowanych w Systemie, Uniwersytet pełni rolę Podmiotu Przetwarzającego w rozumieniu Rozporządzenia i nie jest Administratorem Państwa danych. Za treść i informacje wprowadzane do Systemu a także ich pełną anonimizację odpowiada Użytkownik Zarejestrowany wpowadzający dotyczące Państwa informacje do Systemu. Wszystkie informacje wprowadzane do Systemu a dotyczące Uczestników Badań powinny być w pełni zanonimizowane.
2. W przypadku, gdy są Państwo Uczestnikami Badania, do Systemu może być wprowadzony Państwa numer telefonu, do którego dołaczony może być także kalendarz Państwa wizyt w danym Badaniu. Administratorzy Systemu nie mają jednak dostępu do imienia i nazwiska Uczestników przypisanych do danego numeru telefonu lub kalendarza wizyt.
3. Jedna z funkcjonalności Systemu umożliwia kontakt z Uczestnikiem Badań za pośrednictwem SMS w celu przypomnienia Państwu o kolejnej wizycie. Jeżeli więc Użytkownik Zarejestrowany wprowadził Państwa numer telefonu, System przetwarza wprowadzony numer telefonu, zaś Uniwersytet staje się Podmiotem Przetwarzającym w tym zakresie. Dostęp do wprowadzonego numeru telefonu ma wyłącznie Administrator Systemu oraz członkowie Zespołu Badawczego Badania, w ramach którego wprowadzony został Państwa numer telefonu.

 

 

1. Dane Osobowe Użytkowników mogą być przechowywane przez okres, w jakim dane Badanie dostępne jest w Systemie. Numer telefonu Uczestnika Badania przechowywany będzie przez okres 6 miesięcy po zakończeniu badania.

 

uprawnienia

1. Zgodnie z przepisami Rozporządzenia zawsze mogą Państwo:

1. prosić o wgląd do swoich Danych Osobowych i dokładną informację, w jakim celu są one wykorzystywane oraz przez jaki okres będą przechowywane;
2. prosić o dokładną informację, komu i na jakiej podstawie przekazaliśmy Państwa Dane Osobowe;
3. sprostowywać, aktualizować oraz poprawiać swoje Dane Osobowe;
4. odwołać swoją zgodę na Przetwarzanie, a także żądać usunięcia Danych Osobowych w całości lub w części, przy czym bez Państwa Danych Osobowych nie możemy świadczyć dla Państwa pewnych usług;
5. wnieść sprzeciw co do przetwarzania Państwa Danych Osobowych;
6. prosić o przeniesienie Państwa danych do innego podmiotu;
7. skorzystać z prawa do bycia zapomnianym.

1. Uniwersytet niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie miesiąca, udostępni Państwu informacje wnioskowane na podstawie uprawnień wskazanych w pkt. 6-8 oraz 19. Jeżeli z uwagi na skomplikowany charakter działania nie będzie to możliwe, Uniwersytet w ciągu miesiąca przekaże Państwu informacje o możliwym terminie realizacji po przedłużeniu miesięcznego terminu, przy czym przedłużenie to może być maksymalnie o kolejny miesiąc. Uniwersytet poinformuje także Państwa o realizacji Państwa uprawnienia.
2. W przypadku, gdyby w związku z przetwarzaniem Państwa Danych Osobowych miał miejsce jakikolwiek incydent bezpieczeństwa, wpływający na bezpieczeństwo Danych Osobowych oraz mogący powodować wysokie ryzyko naruszenia Państwa praw lub wolności, niezwłocznie poinformujemy Państwa o takim incydencie.

 

ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH

1. Dla zapewnienia funkcjonalności Systemu, niezbędne jest korzystanie z pomocy  profesjonalnych dostawców usług. Dlatego dostęp do Państwa Danych Osobowych wprowadzonych do Systemu mogą mieć świadczący na rzecz Uniwersytetu usługi podmioty informatyczne, lecznicze, prawne lub księgowe.
2. Dodatkowo, część Danych Osobowych wprowadzanych do Systemu jest publicznie dostępna za pośrednictwem Systemu. Wprowadzając do Systemu swoje Dane Osobowe i korzystając z Systemu jako Użytkownicy Zarejestrowani akceptują Państwo powyższe.

 

Bezpieczeństwo Danych Osobowych

 

1. Podczas przetwarzania Danych Osobowych przestrzegamy Rozporządzenia. Dane wprowadzane Systemu są chronione dzięki systemowi odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych. 

 

 

KONTAKT

1. System nie wysyła Państwu jakichkolwiek informacji handlowych. Może jednak wysyłać wiadomości SMS/e-mail realizujące funkcjonalności Systemu (np. przypomnienie o wizycie, informacja o zarejestrowaniu bądź odrzuceniu formularza). Wiadomości te mają jednak na celu wyłącznie realizację funkcjonalności oferowanych przez System i nie mają funkcji marketingowej.
2. System zapewnia możliwość kontaktu zarówno między członkami Zespołu Badawczego jak i z Administratorem Systemu. Kontakt ten możliwy jest poprzez moduł „wiadomości”, dostępny na stronie: https://ecrf.umed.pl/wiadomosci.html.  Wiadomości wysłane za pośrednictwem Systemu zostaną zachowane w Systemie przez okres 12 miesięcy. Użytkownik ma dostęp do wysłanych przez siebie i otrzymanych za pośrednictwem Systemu wiadomości.
3. Administrator Systemu zastrzega sobie prawo do kontaktu z Zarejestrowanymi Użytkownikami w przypadku, jeżeli jest to niezbędne lub zalecane dla zapewnienia funkcjonalności Systemu, przestrzegania przepisów prawa, a także celem poinformowania o odrzuceniu lub zaakceptowaniu formularza lub zapytaniu złożonym przez Uczestnika Badań. Wiadomości te nie mają charakteru informacji handlowych.

 

PLIKI COOKIES

1. Świadcząc usługi, korzystamy z plików cookies,  jednak wyłącznie w celu trzymania klucza sesji. Zawsze jednak mogą Państwo z nich zrezygnować, zmieniając ustawienia swojej przeglądarki.

 

INFORMACJI KOŃCOWE

1. W przypadku, gdy mają Państwo jakiekolwiek pytania, zachęcamy do kontaktu z administratorem Systemu – cbk@umed.lodz.pl
2. Jeżeli mają Państwo jakiekolwiek pytania związane z przetwarzaniem Danych Osobowych, zachęcamy do kontaktu z Uniwersytetem – nasz inspektor ochrony danych osobowych dostępny jest dla Państwa pod adresem iod@umed.lodz.pl